Λίγο πριν την έναρξη, δηλαδή την εφαρμογή με κυρώσεις , της χρήσης της ψηφιακής κάρτας εργασίας στο εμπόριο, 1η Ιουλίου,  το Υπουργείο Εργασίας προχώρησε στην έκδοση της υπ’ αριθμ. 37271/21-6-2024 ερμηνευτικής εγκυκλίου, όπου περιέχονται οδηγίες για την ορθή εφαρμογή της από τις εμπορικές επιχειρήσεις.
Η εγκύκλιος έχει πολλαπλές ρυθμίσεις και εξηγήσεις για όλους τους κλάδους που εντάσσονται, ωστόσο αυτές που αφορούν ειδικά στο λιανικό εμπόριο είναι κυρίως οι ακόλουθες:

  1. Όλοι οι εργαζόμενοι των επιχειρήσεων που ανήκουν στον κλάδο του λιανικού εμπορίου (με κύριο ΚΑΔ 47), συμπεριλαμβανόμενων και όσων απασχολούνται σε υποκαταστήματά του, σε ενταγμένους ΚΑΔ, υπάγονται στο σύστημα της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
  2. Αυτονόητη προϋπόθεση βέβαια γι’ αυτό είναι να υπάρχουν εργαζόμενοι.  Η διευκρίνηση γίνεται καθώς δεχόμαστε πολλά ερωτήματα τελευταία, εάν η ψηφιακή κάρτα εργασίας ισχύει και για τους αυτοαπασχολούμενους.  Η απάντηση είναι προδήλως αρνητική, καθώς οι αυτοαπασχολούμενοι είναι ελεύθεροι επαγγελματίες και όχι εργαζόμενοι (έστω και «του εαυτού τους») σύμφωνα με το εργατικό πλαίσιο της χώρας.
  1. Όταν ο κύριος ΚΑΔ είναι ο 47 αλλά υφίστανται υποκαταστήματα που ανήκουν σε κλάδους άλλης οικονομικής δραστηριότητας (η εγκύκλιος φέρει ως παραδείγματα τα ξενοδοχεία, την εστίαση και τα γυμναστήρια) που δεν έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή κάρτα, δεν υφίσταται υποχρέωση εφαρμογής του μηχανισμού της ψηφιακής κάρτας στην παρούσα φάση για το υποκατάστημα.
  1. Σε περιπτώσεις επιχειρήσεων που ο κύριος ΚΑΔ υπάγεται στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας και εκτελούνται πολλαπλές δραστηριότητες στον ίδιο χώρο, εκ των οποίων κάποιες δεν έχουν υπαχθεί ακόμα στην ψηφιακή κάρτα (π.χ. εστίαση), δεν υπάρχει υποχρέωση εφαρμογής του μηχανισμού για το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης αυτής, καθώς είναι εξαιρετικά δύσκολο να γίνει διαχωρισμός των δραστηριοτήτων.

*Η εγκύκλιος αναφέρει το ακόλουθο παράδειγμα: Επιχείρηση που έχει υπαχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας, βάσει κύριου ΚΑΔ και εντός των κτιριακών εγκαταστάσεών της υφίσταται ταυτόχρονα παρασκευαστήριο προϊόντων ζύμης, γλυκών κλπ, τμήμα πώλησης προϊόντων καθώς και χώρος με τραπεζοκαθίσματα για εξυπηρέτηση πελατών, δεν έχει υποχρέωση εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων της.

  1. Η εγκύκλιος ορίζει απόλυτη εξαίρεση από το σύστημα όλων των εργαζόμενων του εργοδότη, όταν αυτός εντάσσεται βάσει κύριου ΚΑΔ, αλλά ο ΚΑΔ αυτός δεν παράγει οικονομική δραστηριότητα (δηλαδή αυτή είναι μηδέν) γεγονός που αποδεικνύεται από το έντυπο Ε3 και ο δευτερεύων ΚΑΔ, ο οποίος αποτελεί την κυρίαρχη οικονομικά επιχειρηματική δραστηριότητα, δεν είναι ενταγμένος.  Θεωρούμε ότι η εξαίρεση αυτή δίνεται για τις ανώνυμες εταιρείες, οι οποίες, σύμφωνα με το εμπορικό δίκαιο είναι πάντοτε εμπορικές εταιρείες, ακόμα και όταν δεν ασκούν εμπορία.
  1. Μια άλλη σημαντική διευκρίνηση είναι ότι, εφόσον ο κύριος ΚΑΔ της επιχείρησης δεν ανήκει στους κλάδους που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας, τότε δεν εντάσσεται το σύνολο της επιχείρησης, ακόμα και αν τα υποκαταστήματα έχουν ΚΑΔ που εντάσσονται.
  1. Δεν εντάσσονται στην ψηφιακή κάρτα οι εργάτες γης.
  1. Με τη χρήση της ψηφιακής κάρτας, σημαίνεται η πρώτη είσοδος και η τελευταία έξοδος από την επιχείρηση και αυτές θα πρέπει να είναι σύμφωνες με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης. Δεν πρέπει να βρεθεί εργαζόμενος να εργάζεται στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης πριν την έναρξη του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου εργασίας του και δεν έχει σημάνει την κάρτα του ή βρεθεί να εργάζεται αφού έχει σημάνει την κάρτα του κατά τη λήξη του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου του, γιατί τότε επιβάλλονται κυρώσεις.
  1. Αποκλίσεις μεταξύ του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου και της σήμανσης της ψηφιακής κάρτας, χωρίς τροποποίηση του ωραρίου εργασίας, θεωρούνται αποδεκτές όταν αυτές δικαιολογούνται από την φύση της εργασίας ή από τον τρόπο οργάνωσης της εργασίας.

* Η εγκύκλιος δίνει το παράδειγμα πωλητή που έχει ωράριο 9:00 με 17:00, ξεκινάει την εργασία του σε πελάτη και σημαίνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, που λαμβάνει χώρα στις 12:00. Αν ο εν λόγω εργαζόμενος αποχωρήσει στις 17:00 και σημάνει την κάρτα του κατά την έξοδο του, η σχετική απόκλιση μεταξύ πραγματικής έναρξης και λήξης της εργασίας και των σημάνσεων της ψηφιακής κάρτας δεν αποτελεί πρόβλημα.

  1. Επιτρέπονται τα μηδενικά χτυπήματα, όταν τύχει ο εργαζόμενος να μην έχει καθόλου φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης για λόγους που δικαιολογούνται από την φύση της εργασίας του (π.χ. περιοδεύων πωλητής, οδηγός κ.α.) ή την κατάσταση (π.χ. απεργία, μη προσέλευση στην εργασία κ.α.).

Για την συγκεκριμένη κατηγορία εργαζομένων, αναπτύσσεται στην εγκύκλιο ειδικό κεφάλαιο (4.ΙΙ.), όπου αναφέρονται τα ακόλουθα:
Υπάρχουν συγκεκριμένες κατηγορίες εργαζομένων οι οποίοι, βάσει της φύσης του αντικειμένου εργασίας τους (π.χ. ιατρικοί επισκέπτες, επιθεωρητές πωλήσεων, περιοδεύοντες πωλητές, τεχνικοί, οδηγοί, εργαζόμενοι που επισκέπτονται τους πελάτες του εργοδότη τους, διαφημιστές κλπ.) δεν έχουν έναν σταθερό τόπο παροχής εργασίας αλλά είναι αναγκασμένοι να μετακινούνται τακτικά από τον έναν τόπο παροχής εργασίας στον άλλο, κατά την διάρκεια της ημέρας.
Δεδομένης της αντικειμενικής δυσκολίας που υφίσταται για την σήμανση της ψηφιακής κάρτας των εν λόγω εργαζομένων σε κάθε σημείο που μπορεί να βρίσκονται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, είναι σκόπιμη η αντιμετώπιση τους με τον ίδιο τρόπο που αντιμετωπίζονται και οι εργαζόμενοι με τηλεργασία.
Συνεπώς, οι συγκεκριμένες κατηγορίες εργαζομένων δεν θα έχουν υποχρέωση για σήμανση της ψηφιακής κάρτας κατά τις ημέρες που εργάζονται εκτός του σταθερού τόπου παροχής εργασίας της επιχείρησης και μετακινούνται τακτικά και εντός της ίδιας ημέρας από το ένα σημείο στο άλλο.
Στην προκειμένη περίπτωση, κατά την οποία δεν υφίσταται σήμανση κάρτας κατά την έναρξη ή/και κατά τη λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων αυτών με φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, θα τεκμαίρεται ως ωράριο εργασίας για τη  συγκεκριμένη ημέρα, το δηλωθέν στο ΠΣ Εργάνη ημερήσιο ωράριο εργασίας και η μη σήμανση της κάρτας τους κατά τις συγκεκριμένες ημέρες απασχόλησης εντός της εβδομάδας, θα θεωρείται δικαιολογημένη και δεν θα επιφέρει κυρώσεις.

  1. Επιτρέπονται επίσης τα 4 χτυπήματα, στην περίπτωση που ο εργαζόμενος εργάζεται με σπαστό (διακεκομμένο) ωράριο, οπότε θα πρέπει να σημάνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο και κατά την τελευταία έξοδο, τόσο του πρώτου όσο και του δεύτερου τμήματος του ωραρίου του.
  1. Στην περίπτωση πολλαπλών υποκαταστημάτων, ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει οπωσδήποτε δύο σημάνσεις κάρτας εντός της ημέρας, εκ των οποίων η πρώτη σήμανση (σήμανση εισόδου) θα πρέπει να είναι στο υποκατάστημα Α΄ και η δεύτερη σήμανση (σήμανση εξόδου) θα πρέπει να είναι στο υποκατάστημα Β΄.
  1. Σε ότι αφορά την ευέλικτη προσέλευση, αυτή ενεργοποιείται μετά από ρητή συμφωνία ανάμεσα στον εργοδότη και στον εργαζόμενο, η οποία πρέπει να αποδεικνύεται με κάθε πρόσφορο μέσο (άρα καλύτερο είναι να έχει γίνει γραπτώς) και διαρκεί μέχρι 120 λεπτά.  Η εγκύκλιος δίνει το παράδειγμα δηλωθέντος ωραρίου 9:00-17:00 στο οποίο έχει συμφωνηθεί ευέλικτη προσέλευση 30 λεπτών: Ο εργαζόμενος πρέπει να προσέλθει στην επιχείρηση μεταξύ 9:00 και 9:30 και η σήμανση της κάρτας θα πρέπει να έχει γίνει εντός αυτού του χρονικού διαστήματος. Σε μια τέτοια περίπτωση, η αποχώρηση μετά την συμπλήρωση 8ώρου, ήτοι μεταξύ 17:00 και 17:30 θεωρείται δικαιολογημένη.  Προσοχή: Η εγκύκλιος δεν αφήνει περιθώρια προσέλευσης πριν την έναρξη του δηλωθέντος ωραρίου, δηλαδή για παράδειγμα στις 8:30 αντί για τις 9:00. Στην προκείμενη περίπτωση, αν υφίσταται σήμανση της ψηφιακής κάρτας και δεν έχει προηγηθεί μεταβολή του δηλωθέντος ωραρίου, αυτό θεωρείται παράβαση και ελέγχεται για κυρώσεις.
  1. Με την εγκύκλιο, λύνεται ένα σημαντικό πρόβλημα, αυτό της αμέλειας του εργαζομένου στα χτυπήματα της κάρτας.  Πλέον θα γίνονται αποδεκτά μέχρι 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο («ορφανά» χτυπήματα), στην οποία περίπτωση, η σχετική διαπίστωση θα συνεπάγεται σύσταση και όχι επιβολή προστίμου.  Ωστόσο, το Υπουργείο Εργασίας νίπτει τας χείρας του για τις περιπτώσεις σκόπιμης άρνησης από την πλευρά του εργαζόμενου να σημάνει την κάρτα.  Εκεί το τοπίο παραμένει ομιχλώδες, καθώς η εγκύκλιος συστήνει είτε τροποποιήσεις των συμβάσεων εργασίας με ένταξη του σχετικού όρου μέσα, είτε συμπερίληψή του σε Κανονισμό Εργασίας.  Ο Κανονισμός Εργασίας -ούτως ή άλλως- αφορά μεγάλες επιχειρήσεις άνω των 70 εργαζομένων, όπου είναι και υποχρεωτικός.  Συνεπώς για τις μικρές επιχειρήσεις απομένει η συμπερίληψη της σχετικής υποχρέωσης στις ατομικές συμβάσεις εργασίας.  Προτείνουμε έγγραφη τροποποίηση της κάθε σύμβασης, όπου ρητά θα αναφέρεται ότι η συστηματική άρνηση σήμανσης της κάρτας συνιστά κακόβουλη ενέργεια και παράνομη συμπεριφορά εκ μέρους του εργαζόμενου με σκοπό την απόλυση, οπότε και επισύρει απόλυση χωρίς αποζημίωση.  Υπενθυμίζεται παράλληλα ότι, σύμφωνα με το άρθρο 652 του Αστικού Κώδικα «ο εργαζόμενος οφείλει να εκτελέσει με επιμέλεια την εργασία που ανέλαβε και ευθύνεται για τη ζημία που προξενείται στον εργοδότη από δόλο ή από αμέλειά του».  Άρα επιπλέον μέτρα του εργοδότη κατά του εργαζόμενου, όπως αγωγή για αποζημίωση και πρόκληση ηθικής βλάβης δεν αποκλείονται.
  1. Υπενθυμίζεται τέλος ότι, η υποχρέωση διαβίβασης των σημάνσεων, δηλ. της έναρξης και λήξης της εργασίας των εργαζόμενων στο Εργάνη, είναι ευθύνη του εργοδότη.  Σύμφωνα με την εγκύκλιο, η δήλωση γεγονότος έναρξης/λήξης ψηφιακής κάρτας εργασίας, πρέπει να υποβάλλεται με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης 15΄ λεπτών. Το χρονικό περιθώριο υποβολής αφορά κάθε τόπο υποβολής που έχει επιλέξει ο εργοδότης, είτε με συμπλήρωση της Φόρμας, είτε με εισαγωγή XML, είτε με την υποβολή μέσω API είτε με το Card Scanner.

Προσοχή: Δεν επιτρέπεται, η εκπρόθεσμη δήλωση γεγονότος έναρξης / λήξης ψηφιακής κάρτας εργασίας. Η αιτιολόγηση εκπρόθεσμης δήλωσης επιτρέπεται μόνο σε γεγονότα ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας, που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη και εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Εργάνη και αφορά στους παρακάτω λόγους:

  • Πρόβλημα στα Συστήματα του Εργοδότη ή
  • Πρόβλημα στην Ηλεκτροδότηση/Τηλεπικοινωνίες ή
  • Πρόβλημα Σύνδεσης με το ΠΣ Εργάνη

Στην περίπτωση αυτή, ο εργοδότης υποχρεούται να προβεί στις εξής ενέργειες:
α) Να ειδοποιήσει άμεσα, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας για το πρόβλημα.
β) Να ειδοποιήσει άμεσα, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας.
γ) Να μπει στο Εργάνη και να κάνει εκπρόθεσμη δήλωση αποστέλλοντας παράλληλα τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, για το διάστημα που δεν είχε τη δυνατότητα να το κάνει, εφόσον αυτό είναι εφικτό.
Ως προς τον τρόπο ειδοποίησης, διευκρινίζεται ότι γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, όπως για παράδειγμα email, SMS κ.α.
Ως προς τον χρόνο αρχικής ειδοποίησης, διευκρινίζεται ότι είναι άμεσος σε σχέση με το ίδιο το γεγονός που σημαίνει ότι η ειδοποίηση πραγματοποιείται όταν αυτό καταστεί δυνατό και όχι αργότερα από το ίδιο 24ωρο της αυτής εργάσιμης ημέρας που το γεγονός έλαβε χώρα

ΔΕΙΤΕ ΤΗΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟ ΜΕ ΤΙΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ